Politique de confidentialité

Introduction

Le respect de la vie privée est l’une des valeurs essentielles de WhenToCop?. WhenToCop? respecte des engagements forts pour protéger les données des utilisateurs de ses solutions progicielles en accord avec la réglementation française et européenne (RGPD 2016, LIL 2004 et CNIL 1978). Ces données sont confidentielles. Seules les personnes habilitées peuvent y accéder.

Cette politique de confidentialité a pour but de présenter les règles relatives à la protection des données personnelles que WhenToCop? s’engage à respecter, que ce soit en qualité de responsable de traitement et/ou de sous-traitant.

I - Responsabilité de traitement des données

Dans le cadre des solutions progicielles mises sous licence par WhenToCop? ( ci-après dénommées « Services » ou « Solutions »), WhenToCop?, en qualité de responsable de traitement, est susceptible de collecter et traiter des données à caractère personnel concernant tout Utilisateur.

La présente politique vise à informer tout Utilisateur des solutions développées par WhenToCop? concernant la collecte, l’utilisation et le partage des informations que chaque Utilisateur des solutions progicielles est amené à communiquer à WhenToCop?.

Toutes ces informations recueillies :

• seront obtenues et traitées loyalement et licitement ;
• seront enregistrées pour les finalités ci-après déterminées et légitimes ;
• accès aux plateformes et aux progiciels WhenToCop? ;
• mise en relation des utilisateurs des plateformes et progiciels WhenToCop? ;
• réception de mails d’information en provenance de WhenToCop? ;
• ne seront pas traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités ;
• seront adéquates, pertinentes et non excessives par rapport à ces finalités, c'est-à-dire limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ;
• seront si nécessaires, tenues à jour ;
• feront l’objet de précautions de nature à assurer la sécurité et la confidentialité des données en vue d’empêcher qu’elles puissent être endommagées, modifiées, détruites ou communiquées à des tiers non autorisés ;
• seront traitées de façon à garantir une sécurité appropriée, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle, à l’aide de mesures techniques ou organisationnelles appropriées et adaptées aux risques ;
• seront conservées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ;

II- Responsabilité en qualité de sous-traitant

Lorsque WhenToCop? agit en qualité de sous-traitant, elle garantit que :

• les finalités du traitement sont décrites dans le contrat signé entre WhenToCop? et son client ;
• les traitements des données personnelles mises à disposition par son client sont effectués uniquement pour les finalités déterminées et sur ses instructions dans les conditions limitativement prévues par le contrat liant WhenToCop? et son client ;
• la suppression des données personnelles soit engagée au terme et dans les seules conditions prévues au contrat, sous réserve de l’application de réglementations exigeant cette conservation.

III – Données recueillies

Les données ainsi collectées feront l’objet d’un traitement informatique destiné à la mise en œuvre du service sur les plateformes, applications et solutions logicielles de WhenToCop? ainsi qu’à la personnalisation de la communication notamment par les lettres / courriers électroniques d’information ainsi que de la personnalisation de la plateforme et des solutions logicielles en fonction des préférences constatées de l’Utilisateur.

WhenToCop? collecte et traite des informations personnelles concernant le Client, l’Utilisateur ainsi que les contacts tiers renseignés par le Client ou l’Utilisateur nécessaires à l’utilisation des plateformes et logiciels par le Client et ses Utilisateurs dédiés.

3.1. Les informations reçus de la part des clients et/ou utilisateurs eux-mêmes

Lors de la création d’un espace personnel et/ou lors de connexions sur les plateformes, applications et progiciels édités par WhenToCop?, tout Utilisateur est amené à communiquer certaines informations personnelles, nécessaires à l’utilisation des Services ; telles que :

• Un prénom
• Un nom
• Une adresse mail

En l’absence de communication de ces données, il reconnait qu’il ne pourra pas bénéficier des Services.

Le Client et/ou l’Utilisateur est responsable de la confidentialité de son mot de passe et de tout autre moyen d’accès à son compte pour accéder aux Services fournis par WhenToCop?. Ils s’engagent à conserver son mot de passe secret et à ne le communiquer à personne.

Lorsque le Client et/ou l’Utilisateur contacte le service clients, WhenToCop? recueille les informations ainsi fournies dans le cadre de cet échange.

3.2. Les autres informations

Données issues de l’utilisation du service : l’ensemble des données relatives à l’ensemble de l’activité sur les Solutions. Ce qui comprend, toutes les actions effectuées via les plateformes et logiciels, les connexions, les heures de connexions et l’ensemble des interactions avec les autres utilisateurs.

Données relatives aux périphériques des clients et/ou utilisateurs : modèles et version du système d’exploitation à des fins d’améliorations des Solutions.